Információk, érdekességek

Telefon etikett - mobil illemtan mindenkinek

2020. október 19.

A telefon minden munkahelyen megtalálható. Jellemzője, hogy időnként csörög, sípol, jelez és ilyenkor beszélni kell bele. "De mit mondjak és hogyan mondjam?" Ennek is van illemtana, és ez az, amit az iksolában nem tanítanak meg. Azonban most megtudhatod, jól tudod-e?  

A céges és a magánéleti telefonására is ugyanazok az elvek vonatkoznak. Mindig a hívó fél mutatkozik be elsőként - ez még akkor is illendő, ha tudod, hogy benne vagy az illető névjegyzékében (kivétel, ha naponta beszéltek) és a nexusnak megfelelően a napszak szerint illendő köszönni.

1. Minden telefonálás köszönéssel és bemutatkozással kezdődik!
2. Beszélj érthetően, ne hadarj és ne felejtsd el a hanghordozás, a hangsúly is közvetít!
3. Tanulj meg betűzni (milyen betűhöz milyen nevet társíts), hogy a nehezen érthető, idegen szavakat le tudd diktálni! 
4. Kérdezd meg, tud-e várni, akit várakoztatni kell!
5. A megszakadt beszélgetést a hívónak kell újrakezdeményezni!
6. A beszélgetést befejezni a hívónak illik!
7. Telefonon keresni valakit munkaidőben, vagy reggel 9 órától este 9 óráig lehet!
8. Ne csapd le, ha téves számot hívtál, vagy félrenyomtad, inkább kérj elnézést és kérdezz rá a telefonszámra, ha bizonytalan vagy!
9. Fogd rövidre mondanivalóját, a telefonálási idő is pénz!
10. Mindig úgy telefonálj, hogy ne zavard a környezetedet!

Ha felhívunk valakit...

Kicsit könnyebb a dolgunk, ha nem a telefon cseng, hanem mi keresünk valakit, hiszen arra rá lehet készülni. Persze ez még nem jelenti azt, hogy minden tökéletesen, olajozottan megy. Itt is vannak íratlan szabályok, melyeket érdemes megszívlelni. 

Azonnal mutatkozzunk be, és ha a hívott fél nincs benn, hagyjuk meg nevünket - esetleg lebetűzve - és a telefonszámunkat. Megadhatjuk azt is, hogy milyen ügyben kerestük és azt is, hogy mikor alkalmas a visszahívás, így segíthetjük a kommunikációt. 

• Ha a hívott fél nincs a helyén, ne kérdezzük meg, hogy hol van.
• Munkahelyről ne folytassunk magánbeszélgetéseket. Ha ez valamilyen okból mégis elkerülhetetlen, fogjuk rövidre a beszélgetést.
• Ha valahol visszahívást kérve meghagytuk nevünket és telefonszámunkat, ne hívjuk még aznap újra az illetőt. Csak végszükség esetén kezdeményezzük a hívást újra mi. Ha azt tervezzük, hogy újra fogjuk hívni, akkor az üzenetben ezt előre jelezzük, vagy kérdezzünk rá, hogy mikor lesz elérhető akit hívnánk, és próbálkozzunk abban az időszakaszban. 
• Ha üzenetrögzítővel beszélünk, mondjuk rá a hívás dátumát, időpontját, nevünket, munkahelyi számunkat és rövid üzenetünket, de még jobb, hogyha SMS-t tudunk küldeni, amelyben ugyanezeket az információkat megadhatjuk. 
• Ne mutassuk ki bosszúságunkat, ha arra kérnek, tartsuk a vonalat.
• Ha a munkahelyén keressük valamelyik barátunkat, legyünk a szokásosnál is udvariasabbak. Végtére is barátunk tekintélye forog kockán.
• Mindig kérdezzük meg, hogy nem zavarunk-e a hívással, alkalmas időpontban hívjuk-e az illetőt? 
• Telefonálás közben tilos enni, inni, dohányozni, illetve papírokat rendezgetni az íróasztalon.
• Csak végszükség esetén zavarjuk beosztottainkat, főnökeinket otthonukban.
• Ne sértődjünk meg, ha valaki megkérdezi, milyen ügyben keressük. Inkább közöljük röviden a hívás célját.
• Ha valakit nem sikerült megtalálnunk, kérdezzük meg, mikor lenne alkalmas újra hívnunk.
• Ha rossz számot hívtunk, kérjünk elnézést és tegyük le a telefont.
• Ha arra kértek, tartsuk a vonalat, de két perc elteltével sem jelentkezik senki, tegyük le a kagylót és hívjuk újra a számot, ne idegeskedjünk. Nem vall jó modorra, ha valaki nem tud uralkodni indulatain.

Ha a főnököt keresik...

Vezető pozícióban dolgozóknál gyakori, hogy nem saját maguk, hanem munkatársuk, titkárnőjük veszi fel a "külsős" hívásokat. Ha a vezető nem mindenkivel óhajt beszélni, kellemetlen helyzetbe is kerülhet, ha a titkárnő nem a helyzetnek megfelelően válaszol. 
Nem egy főnök kéri meg a titkárnőjét, hogy kérdezze meg, ki van a telefonnál. Ezt a gyakorlatot általában azzal magyarázzák, hogy így a főnök jobban ki tudja használni az idejét. A hívó félben azonban ez az eljárás könnyen azt a benyomást keltheti, hogy az illető nem mindenkivel óhajt beszélni. És ez ráadásul lehet, hogy igaz is.

Ha valóban az időnyerés az indok, célszerű, ha a titkárnő úgy teszi fel a kérdést: "Megmondaná a nevét, hogy közölhessem X.Y. úrral, ki keresi?"

Ha viszont mégis inkább a telefonhívások szűréséről van szó, a dolog nem egyeztethető össze az üzleti életben érvényes illemszabályokkal - hagyjunk fel tehát ezzel a gyakorlattal. Valaki vagy bent van, vagy nincs bent. Ne a titkárnőtől várjuk, hogy hazudjon helyettünk.

Ha valaki nem szeretné, hogy telefonon zavarják, legyen "értekezleten", mindaddig amíg újra fogadhatja a hívásokat. Ha hazudnia kell a titkárnőnek, legalább a szöveg legyen elfogadható...

Tippek a főnöknek

Ha akkor keresnek telefonon, amikor éppen munkatársainkkal lenne megbeszélnivalónk az irodában, udvariasan közöljük velük, hogy magunkban szeretnénk intézni a beszélgetést. Javasoljuk, hogy addig mindenki menjen vissza a saját helyére, igyon egy kávét, vagy kint várjon. A beszélgetés befejeztével újra csatlakozhatunk kollégáinkhoz.

Ha vendégünk van, vagy értekezleten ülünk, a legjobb, ha minden hívást későbbre halasztunk. Ha fontos hívás érkezik, mialatt valakivel tárgyalunk, a legjobb, ha egy másik irodába megyünk át a hívással. Ha előre tudjuk, hogy egy tárgyalás közben befuthat egy halaszthatatlan hívás, a tárgyalás elején jeleznünk kell, hogy várunk egy fontos telefont és csak abban az esetben vesszük fel a készüléket, ha az a telefon érkezik, minden más esetben kinyomjuk a hívást. 
 

Tömbösített hívásidők 

Nagyon sok időkezelési tanácsadó javasolja, hogy a telefonálást a nap bizonyos időszakaiban végezzük. Így könnyebbé tehetjük másoknak is, hogy elérjenek bennünket és magunkat is megóvhatjuk attól, hogy a folytonos telefoncsörgés kiszakítson a munkából. Jelezzük a hívó partnereknek, hogy általáab mondjuk 11-12 közt vagyunk elérhetők telefonon, minden más időben e-mailen, vagy más felületen. Mi magunk is ezt az időt használnhatjuk telefonhívások kedzeményezésére. Így sokkal hatékonyabbak lehetünk.

Baráti hívások illemtana 

Az igazi barátság kibírja, ha valakinek azt mondod, hogy nincs most időd beszélni vele, de azt is igényli, hogy ha már tudod, visszahívd az illetőt. Ha vannak klasszikusan szófosó ismerőseid, akiket nem lehet lelőni a telefonban, akkor személyesen beszéld meg velük, hogy te nem szeretsz annyit telefonálni, hogy a füledre nőjön a készülék. Ha igaz barátság, akkor megérti. Ha megsértődik, sosem volt az a barátság igazi.